5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ

Trong bối cảnh thị trường bán lẻ ngày càng cạnh tranh và biến động, việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ phân tích xu hướng mới nhất trong chiến lược quản lý tồn kho của các nhà bán lẻ Mỹ, đồng thời giới thiệu 5 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà các doanh nghiệp bán lẻ có thể áp dụng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

Xu hướng quay trở lại với chiến lược tồn kho "đúng lúc" của các nhà bán lẻ Mỹ

Bài học từ đại dịch COVID-19

Đại dịch COVID-19 đã gây ra nhiều biến động trong chuỗi cung ứng toàn cầu, buộc các nhà bán lẻ phải thay đổi chiến lược quản lý tồn kho của mình. Trong giai đoạn đầu của đại dịch, nhiều doanh nghiệp chuyển sang chiến lược phòng thủ với việc dự trữ hàng hóa nhằm đối phó với tình trạng gián đoạn chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, điều này dẫn đến tình trạng tồn kho dư thừa và gây ra nhiều khó khăn cho các nhà bán lẻ trong việc quản lý và tiêu thụ hàng hóa.

Theo ông Jamie Bragg, Giám đốc Quản lý chuỗi cung ứng Tailored Brands, công ty đã phải vật lộn trong suốt bốn năm qua để tìm ra cách cân bằng hợp lý giữa việc dự trữ hàng hóa và đáp ứng nhu cầu thị trường. Kinh nghiệm này đã giúp Tailored Brands và nhiều nhà bán lẻ khác nhận ra tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho linh hoạt và hiệu quả.

Quay trở lại chiến lược "đúng lúc"

Hiện nay, các nhà bán lẻ Mỹ đang dần quay trở lại với chiến lược quản lý tồn kho "đúng lúc" (just-in-time) mà họ đã áp dụng trước khi đại dịch xảy ra. Thay vì tích trữ hàng hóa sẵn nhằm tránh tình trạng chuỗi cung ứng bị gián đoạn, các doanh nghiệp tập trung vào việc nhập khẩu hàng hóa mới dựa trên nhu cầu thực tế của thị trường.

Ông Jason Miller, Giáo sư Chuyên ngành Logistics tại Đại học bang Michigan, nhận định rằng các nhà bán lẻ Mỹ đang quay trở lại chiến lược tồn kho của năm 2019. Điều này được thể hiện qua việc tỷ lệ tồn kho trên doanh số bán hàng của các nhà bán lẻ đã giảm xuống mức 1,36 vào tháng 11/2023, gần với mức 1,33 của tháng 11/2019.

Ứng dụng công nghệ trong quản lý tồn kho

Để thực hiện hiệu quả chiến lược quản lý tồn kho "đúng lúc", nhiều nhà bán lẻ đã ứng dụng công nghệ tiên tiến vào quy trình quản lý của mình. Ví dụ, Walmart đã triển khai các ứng dụng công nghệ nhằm khắc phục các sai sót trong việc dự báo nhu cầu thị trường, từ đó có thể hiểu rõ hơn về thị hiếu mua sắm của người tiêu dùng và dự đoán nhu cầu chính xác hơn.

Ông David Guggina, Phó Chủ tịch Điều hành chuỗi cung ứng tại Walmart, cho biết: "Walmart có thể dự đoán thời gian giao hàng chuẩn xác hơn, thực hiện chu kỳ đánh giá tốt hơn, và nhờ đó chúng tôi có thể đạt được mục tiêu tồn kho". Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp Walmart quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn mà còn góp phần gia tăng doanh số bán hàng của công ty.

Phương pháp 1: Áp dụng hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực

Lợi ích của hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp bán lẻ nắm bắt chính xác tình trạng hàng hóa trong kho và trên kệ hàng. Việc áp dụng hệ thống này mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Cập nhật thông tin tồn kho nhanh chóng và chính xác: Hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng hóa một cách liên tục, giúp giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và báo cáo tồn kho.

• Tối ưu hóa quy trình đặt hàng: Với thông tin tồn kho chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định đặt hàng hợp lý, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực giúp nhân viên bán hàng có thể nhanh chóng kiểm tra tình trạng tồn kho và cung cấp thông tin chính xác cho khách hàng, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.

Các công nghệ hỗ trợ quản lý tồn kho theo thời gian thực

Để triển khai hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực, doanh nghiệp có thể áp dụng các công nghệ sau:

• RFID (Radio Frequency Identification): Công nghệ này sử dụng sóng radio để nhận diện và theo dõi hàng hóa, cho phép doanh nghiệp cập nhật thông tin tồn kho một cách tự động và chính xác.

• Barcode và QR code: Các mã vạch và mã QR giúp doanh nghiệp dễ dàng quét và cập nhật thông tin hàng hóa vào hệ thống quản lý tồn kho.

• IoT (Internet of Things): Các thiết bị IoT như cảm biến thông minh có thể được sử dụng để theo dõi vị trí và tình trạng của hàng hóa trong kho.

Quy trình triển khai hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực

Để triển khai hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Đánh giá nhu cầu và lựa chọn công nghệ phù hợp: Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu quản lý tồn kho và lựa chọn công nghệ phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của mình.

• Đào tạo nhân viên: Việc triển khai hệ thống mới đòi hỏi nhân viên phải được đào tạo kỹ lưỡng về cách sử dụng và vận hành hệ thống.

• Tích hợp với hệ thống quản lý hiện có: Hệ thống quản lý tồn kho theo thời gian thực cần được tích hợp với các hệ thống quản lý khác của doanh nghiệp như ERP hoặc POS để đảm bảo tính đồng bộ và hiệu quả.

• Theo dõi và đánh giá hiệu quả: Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống, từ đó có những điều chỉnh và cải tiến phù hợp.

Phương pháp 2: Dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu và phân tích

Tầm quan trọng của dự báo nhu cầu chính xác

Dự báo nhu cầu chính xác là một yếu tố quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Khi doanh nghiệp có thể dự đoán chính xác nhu cầu của thị trường, họ có thể điều chỉnh lượng hàng tồn kho phù hợp, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa chi phí quản lý tồn kho mà còn đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời.

Theo ông Terry Esper, Giáo sư Chuyên ngành Logistics tại Đại học bang Ohio, các công ty hiện đều có khả năng dự đoán nhu cầu của người tiêu dùng tốt hơn và cảm thấy họ có thể dự trữ hàng tồn kho ít hơn trong bối cảnh chi tiêu ổn định và ít gián đoạn chuỗi cung ứng hơn. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc đầu tư vào các công cụ và phương pháp dự báo nhu cầu chính xác.

Các phương pháp dự báo nhu cầu hiện đại

Để nâng cao độ chính xác trong dự báo nhu cầu, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics): Sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn để xử lý và phân tích khối lượng thông tin khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về xu hướng thị trường và hành vi tiêu dùng.

• Học máy (Machine Learning): Áp dụng các thuật toán học máy để tự động hóa quá trình dự báo nhu cầu, dựa trên các mẫu dữ liệu lịch sử và các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu thị trường.

• Dự báo dựa trên thời gian thực (Real-time Forecasting): Sử dụng các công cụ dự báo có khả năng cập nhật và điều chỉnh dự đoán theo thời gian thực, dựa trên các thông tin mới nhất về thị trường và hành vi tiêu dùng.

Ứng dụng dự báo nhu cầu trong quản lý tồn kho

Việc áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu hiện đại vào quản lý tồn kho có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa mức tồn kho: Dựa trên dự báo nhu cầu chính xác, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức tồn kho phù hợp, giảm thiểu chi phí lưu kho và nguy cơ hàng hóa trở nên lỗi thời.

• Cải thiện khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường: Với khả năng dự đoán nhu cầu tốt hơn, doanh nghiệp có thể chuẩn bị sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

• Tăng cường hiệu quả hoạt động: Dự báo nhu cầu chính xác giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, nhập khẩu và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí vận hành.

Phương pháp 3: Tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics

Xây dựng mối quan hệ đối tác với nhà cung cấp

Một trong những yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa chuỗi cung ứng và logistics là xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với nhà cung cấp. Việc hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có thể đạt được các lợi ích sau:

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Mối quan hệ đối tác vững chắc giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ổn định, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa hoặc gián đoạn trong chuỗi cung ứng.

• Tối ưu hóa chi phí vận chuyển: Hợp tác với nhà cung cấp có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận chuyển thông qua việc đàm phán điều khoản hợp đồng vận chuyển hợp lý.

• Nâng cao chất lượng sản phẩm: Mối quan hệ đối tác vững chắc cũng giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua việc kiểm soát quy trình sản xuất và vận chuyển.

Sử dụng công nghệ trong quản lý logistics

Việc áp dụng công nghệ vào quản lý logistics giúp tối ưu hóa quá trình vận chuyển hàng hóa, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là một số công nghệ thông dụng được sử dụng trong quản lý logistics:

• Hệ thống quản lý kho thông minh (WMS): Hệ thống WMS giúp theo dõi vị trí và số lượng hàng hóa trong kho, từ đó tối ưu hóa quá trình nhập, xuất và di chuyển hàng hóa.

• Hệ thống quản lý vận tải (TMS): Hệ thống TMS giúp quản lý lịch trình vận chuyển, tối ưu hóa tuyến đường và giảm thiểu chi phí vận chuyển.

• Công nghệ IoT trong logistics: Các thiết bị IoT như cảm biến thông minh có thể được sử dụng để theo dõi vị trí và tình trạng của hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Kết luận

Trên đây là một số phương pháp và công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý tồn kho, dự báo nhu cầu và cải thiện chuỗi cung ứng và logistics. Việc áp dụng những phương pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất hoạt động mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Để thành công, doanh nghiệp cần đầu tư vào việc nắm vững công nghệ và quy trình quản lý hiện đại, cùng với việc xây dựng mối quan hệ đối tác vững chắc với các đối tác cung ứng.